KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH
NOTA
KURSUS
TERIMAAN
DAN PUNGUTAN
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
1. 0BJEKTIF KURSUS
• Menerapkan
kefahaman yang mendalam terhadap konsep,sistem dan perancangan yang terlibat
didalam SISTEM KUTIPAN/TERIMAAN kumpulan wang sekolah.
• Meningkatkan
kompetensi pengendalian SISTEM TERIMAAN/ KUTIPAN kumpulan wang sekolah.
• Menjadi panduan
mengadaptasikan/ aplikasi SISTEM TERIMAAN/ KUTIPAN di dalam Pengurusan Kewangan
sekolah.
• Meningkatkan
akauntabiliti dan integriti pengurus dan pelaksana dalam pengurusan kewangan
sekolah.
2. PENGENALAN
Sistem Pengurusan Terimaan dan Pungutan yang cekap bagi kumpulan Wang
Sekolah akan membolehkan:
2.1 Sekolah dapat menguruskan
pengaliran wang tunai dengan berkesan bagi menyumbang kepada pengurusan
perbelanjaan yang berkesan dan
sistematik
2.2 Sekolah menanggung perbelajaan
dengan terimaan-terimaan(PCG) dan lain
pungutan yang wajib bagi sekolah.
2.3 Sekolah mengatasi sebarang
kehilangan wang sekolah berpunca daripada kelemahan kawalan pengurusan,
kecuaian dan penyelewengan
3. KONSEP
Terimaan dan Pungutan Wang Sekolah
merupakan satu sistem proses pengendalian sebarang wang yang diterima oleh
sekolah dari pelbagai punca mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan
pengurusan kawangan yang berkuatkuasa pada masa kini.
4. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA KEATAS PENGURUSAN TERIMAAN
DAN PUNGUTAN
• 4.1 Akta Prosedur Kewangan 1957
(disemak 1972)
• 4.2 Arahan Perbendaharaan
• 4.3 Akta Pendidikan 1996( Peraturan
Pendidikan Akaun dan Audit 2002
• 4.4 Tatacara Pengurusan Kewangan
dan Perakaunan Sekolah- Bahagian
Kewangan KPM Edisi Keempat Tahun 20
5. ISTILAH-ISTILAH PERAKAUNAN DARIPADA
UNDANG-UNDANG YANG BERKUATKUASA
5.1 Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal mempunyai
pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 15A Akta Acara Kew.1957
(Disemak-1972)
5.2 Pemungut
Kadangkala disebut Pemungut Hasil,
ialah seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya atau di bawah dimana-mana
undang-undang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang dari orang
awam
Seksyen 6&7 Akta Acara Kew.
5.3 Pegawai
Perakaunan
Meliputi semua pegawai awam yang
ditugaskan mengutip, menerima atau mengakaun ataupun yang sebenarnya mengutip,
menerima atau mengakaun sebarang wang awam, atau seseorang yang ditugaskan
membelanja atau yang sebenarnya membelanjakan wang awam dan setiap pegawai awam
yang ditugaskan dengan penerimaan, penjagaan atau pelupusan atau pengakaunan
barangan awam atau sesiapa yang sebenarnya menerima, memegang atau melupuskan
barangan awam.
Seksyen 3 Akta Acara Kew.
6. TANGGUNGJAWAB
6.1 Pegawai Pengawal
Semua pegawai pengawal adalah
bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masing-masing dengan
sempurna.Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala
wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka, menyimpannya
dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan
oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul. Sebarang
perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan
bertulis. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari
tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat.
Seksyen 15A Akta Acara Kew. 1957
(DISEMAK 1972)
6.2 Pemungut
Memungut dengan sewajarnya segala
wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka.(AP53)
Menyimpan selamat wang awam yang
diterima dan bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau
kuasa mereka didapati tidak betul (AP53)
Mengakaun Terimaan dan Pungutan di
dalam buku/dokumen kewangan utama, mengawal dan melaporkan
(AP143(a),(b);AP72(a),(b),(c);AP73)
Mengawal,menyimpan selamat semua
resit-resit dan dokumen kewangan (AP65)
8. JENIS-JENIS TERIMAAN DAN PUNGUTAN
8.1 Terimaan daripada Kerajaan :
Contoh:
- Pemberian Bantuan Prasekolah
- Geran Bantuan Perkapita (PCG);
Geran Pelancaran untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka
- Bantuan RMT, Bantuan Modal,
Bantuan Biasiswa Kerajaan, Bantuan Skim
Baucar Tuisyen, Bantuan KWAPM,
Bantuan Elaun Khas Pelajar Pendidikan Khas
- Faedah Bank
- Pemberian lain bagi program khas
Kem.Pelajaran Malaysia (mengikut arah)
8.2 Terimaan daripada Wang Suwa:
Contoh:
- Yuran daripada murid
- Derma daripada orang ramai
- Sewa kantin sekolah
- Pendapatan daripada kedai buku
sekolah
- Caj yang dikenakan ke atas
penggunaan harta dan
kemudahan sekolah
- Faedah bank
- Pelbagai terimaan contoh cagaran
yang diterima.
4
8.3 Terimaan daripada Wang Asrama:
Contoh:
- Bantuan LPBT Asrama
- Pemberian Bantuan Makanan Pelajar
- Yuran Makanan Asrama
- Yuran Pendaftaran
- Yuran Dobi
- Faedah Bank
- Pelbagai yuran lain yang
dibenarkan mengikut peraturan-peraturaan sedia ada
9. TATACARA PENGURUSAN TERIMAAN & PUNGUTAN
9.1 Persiapan Sebelum Terimaan
& Pungutan
- Dapatkan kelulusan Pendaftar
Sekolah: Semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah yang dikenakan oleh
Sekolah-Sekolah Bantuan Penuh terhadap murid-murid perlu terlebih dahulu mendapat
kebenaran PENDAFTAR SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI. (Surat Pek.Pentadbiran BPSG
Bil.2/92); TPKPKWS 5.4.1
- Surat Penurunan Kuasa daripada
Pemungut kepada Pegawai menerima wang
- Resit Pejabat (RP01)
- Resit Murid (RM01), (RM02),
(RM03)
- Borang Kutipan dan Serahan Guru
ke Pejabat – Lampiran 5-
5A
- Daftar Penerimaan Wang dan Barang
Sekolah Melalui Pos – Lampiran 5-6
- Daftar Stok Buku Resit – Lampiran
5-8
- Slip Masuk Bank
- Jadual Kedatangan
- Daftar Kutipan Harian
- Penyimpanan Rekod Kewangan &
Perakaunan di tempat selamat
Contoh Rujuk :
Lampiran 1 - Pekeliling Ikhtisas Bil 13/2007
Lampiran 2a - Struktur Sistem Pakej Bayaran Tambahan
Lampiran 2b - Struktur Sistem Pakej Bayaran Tambahan
Lampiran 3 - Permohonan Kelulusan
Pakej Bayaran
5
9.2 Perwakilan Kuasa Secara
Bertulis
- Sebarang kewajipan perwakilan ini
kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis.
Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnya tidak terlepas dari
tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat.
Arahan Perbendaharaan 53
- Dalam sesuatu pejabat di mana ada
seorang pemungut, tiada seorang pegawai boleh menerima wang kecuali diberi
kebenaran khusus secara bertulis oleh pemungut untuk berbuat
demikian. Pemungut hendaklah menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang
diberi sedemikian.”
Arahan Perbendaharaan 69
9.3 Pengurus Sekolah hendaklah
menurun kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat
pungutan bagi pihaknya. Seorang pegawai yang tidak diberi kuasa tersebut tidak
boleh membuat pungutan
Surat Pek.BPSG 2/92 & TPKPKWS
5.4.2
Contoh Rujuk Lampiran 4 – Surat Penurunan Kuasa
10. Proses Pengurusan Terimaan dan Pungutan Kumpulan Wang Sekolah
10.1 Dokumen Utama
Borang Resit (AP60)
- Resit rasmi mestilah dikeluarkan
sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai
awam.
- Resit rasmi dikeluarkan pada masa
urusniaga dibuat, dan resit mestilah diserah kepada pembayar. Apabila wang
diterima melalui pos atau penghantar resit baginya mestilah dihantar pada hari
itu juga. Resit tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh pegawai
awam dengan cara potongan pada baucar melainkan jika sistem perakaunan yang
digunakan menghendakinya.
TPKPKWS Bil 5.3.1
6
10.2 Pemberitahuan Awam (AP61)
- Pegawai Pengawal
dan Pemungut hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan
sepenuhnya bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar,
dan bahawa mereka hendaklah hanya menerima akuan terima yang dikeluarkan pada
resit yang bercetak dan bernombor atau Jika mesin daftar wang digunakan pada
resit yang dikeluarkan olehnya.
- Pemberitahu bagi maksud ini dalam
bahasa bahasa yang berkenaan hendaklah dipamirkan di tempat-tempat yang mudah
dilihat oleh orang awam.
“Sila dapatkan resit rasmi bagi
setiap pembayaran yang dibuat”.
11. Kawalan Ke
Atas Borang Terkawal
- Menyimpan selamat dan menggunakan
dengan sepatutnya resit, lesen, dll (AP65)
- Apabila berlaku pertukaran
pegawai pemungut, kedua-duanya mestilah menandatangani surat pengambialihan
tugas & tanggungjawab menyimpan resit tadi.
- Pemungut hendaklah menyimpan
selamat stok resit di bawah kawalannya atau di bawah kawalan pegawai kanan yang
tidak menyediakan resit
(AP66).
- Pegawai yang
berkenaan hendaklah mengeluarkan hanya stok yang sebenarnya dikehendaki bagi
kegunaan serta-merta setelah ia berpuashati bahawa nombor di dalamnya, jika
berkaitan adalah lengkap dan betul. Ia hendaklah jika berkaitan, mencatat dan
menandatangani di belakang helaian pertama salinan pejabat dalam buku itu suatu
perakuan dalam bentuk yang berikut:-
“Diperiksa oleh saya pada hari ini
dan didapati mengandungi …….. Borang resit berpendua/ berpeniga yang bernombor
dengan betul”
T/tangan Pemungut: ……………..……………………….
Nama Pemungut : ……………………………………….…. Tarikh: ………….
7
12. Penyimpanan Buku Resit
- Buku resit hendaklah disimpan di
tempat yang berkunci
(AP. 68)
- Semua stok resit apabila tidak
digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat
13. Penggunaan
Resit Rasmi Kumpulan Wang Sekolah
Proses penyediaan resit
- Pengeluaran Buku-Buku Resit dari
Buku Stok bagi kedua jenis resit (Resit Murid dan Resit Pejabat)
Pegawai yang menandatangani
mana-mana dokumen mestilah menurunkan tandatangan ringkas pada kaunterfoil.
(AP63(a))
- Resit disediakan dengan
menggunakan karbon dua belah muka. (AP63(a))
- Resit ditulis oleh
pegawai yang diberi kuasa dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain.(AP70
(a))
- Resit hendaklah dikeluarkan pada
masa urus niaga dibuat.(AP60)
- Pengecualian dari (3) di atas:
a) Seseorang pegawai
dipertanggungjawabkan dengan sepatutnya oleh pemungut dengan kewajipan dalam
keadaan di mana ia mesti bekerja seorang diri seperti Guru Kelas/Warden Asrama
(AP70(a)(iii); TPKPKS 5.4.6)
- Meminda Resit Adalah Dilarang
Meminda sesuatu resit adalah dilarang.
Jika kerana apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan,
resit tersebut janganlah dimusnahkan tetapi mestilah dibatal dan semua
salinan-salinan disimpan. Resit batal tersebut berserta salinannya hendaklah
dikemukakan untuk diaudit. (AP 62 ; TPKPKWS 5.4.7)
Conton Rujuk :
Lampiran 5 – Penyeragaman
Penggunaan Resit Rasmi
Sekolah
Lampiran 6 – Contoh resit murid
Lampiran 7 – Contoh resit pejabat
Lampiran 8 – Daftar kawalan stok
resit
8
- Buku Resit hendaklah diasingkan
mengikut Kumpulan
Wang:-
a) Kerajaan
b) Suwa
c) Asrama
14. Tatacara Merekod Terimaan
- Peraturan Umum
Pungutan yang dibuat oleh guru
kelas hendaklah direkodkan dalam “Borang Kutipan dan Serahan Guru kepada
Pejabat” dan diserahkan bersama-sama buku resit kepada Pengetua/Guru Besar pada
hari yang sama.
TPKPKWS 5.3
- Tindakan Guru Kelas/Tingkatan
- Memungut dan Mengeluarkan resit
Mengisi Borang Kutipan &
Serahan Guru Ke Pejabat dalam 2 salinan:-
Asal - Simpanan Pejabat
Pendua - Guru Kelas/Tingkatan
- Failkan mengikut
tertib
- Catat dalam Daftar Kedatangan
Murid
TPKPKWS 5.3
15. Tindakan Pejabat Pengurusan Sekolah terhadap serahan pungutan
yuran
- Menerima, menyemak dan menyimpan
Borang Kutipan & Serahan Guru ke pejabat
- Menyemak Buku Resit Murid seperti
kenyataan Borang Serahan
- Menyemak jumlah wang, cek dan
lain-lain
- Mengeluarkan Resit Induk.
- Mengisi/Menyelenggara Daftar
Kutipan Harian
- Masuk Wang Ke Bank –TPKPKWS
5.4.13 dan AP
126(b)
9
16. Proses pengakaunanTerimaan/Pungutan
Dan Urusan Perbankkan
- Rekod ke dalam Buku Tunai
- Memasukkan Pungutan ke bank
- Wang Tunai Melebihi RM500.00 atau
- Jumlah Pungutan (Wang Tunai, Cek,
Wang Pos dll berjumlah melebihi RM2,000.00)
- Dimasukkan ke Bank pada hari itu
juga atau jika lewat diterima masukkan pada hari bekerja esoknya
- Semua terimaan tanpa mengira
jumlah dimasukkan ke bank pada hari akhir bulan/tahun berkenaan.
- Penerimaan Cek – Bankkan dalam
tempoh 1 minggu
- Sediakan slip masuk bank mengikut
Kumpulan Wang.
- Kumpulan Wang Kerajaan
- Kumpulan Wang Suwa
- Kumpulan Wang Asrama
- Menyemak slip masuk bank dan
kemasukan Buku Tunai
- Failkan slip masuk bank
17. Terimaan Melalui Pos
- Direkodkan ke dalam daftar
terimaan sekolah (Daftar Mel) TPKPKWS 5.3.6 dan AP.71
- Serahkan kepada pihak berkenaan
- Keluarkan resit
kepada pembayar
- Rekod ke dalam Buku Tunai
18. Terimaan Bayaran dengan Cek
- Cek hendaklah atas nama Guru
Besar/ Pengetua
- Pastikan cek berpalang ‘TIDAK
BOLEH NIAGA’ Sekiranya tidak dipalang hendaklah SEGERA dipalang apabila
diterima
TPKPKWS 5.4.3 dan AP. 76
Cek-Cek Tidak Laku
Tindakan:-
- Kembalikan kepada pemilik cek
- Membuat pelarasan ‘keluar’ di
Buku Tunai
- Mengambil tindakan segera untuk
mendapatkan balik bayaran / cek gantian
TPKPKWS 5.4.4
10
19. Peraturan Am:
Wang Awam Tidak Boleh Digunakan
- Selepas wang diterima dan sebelum
dibayar-masuk ke dalam bank, wang kutipan tersebut tidak boleh digunakan untuk
apa-apa maksud jua dan tiada seseorang Pegawai boleh mendahulukan, meminjamkan
atau menukarkan apa-apa wang yang ia bertanggungjawab kepada Kerajaan.
Pengecualian:
- Sekiranya tempat tidak ada bank
dan jika mendapat kelulusan menukar dengan wang tunai daripada pungutannya
dengan sesuatu cek yang dikeluarkan dengan sepatutnya atas sesuatu akaun bank
Kerajaan.
Arahan Perbendaharaan 85
20. Terimaan Matawang Asing
- Semua terimaan wang hendaklah
dalam Ringgit Malaysia (RM). Mata Wang asing tidak boleh diterima sebagai
bayaran kepada sekolah kerana kadar tukaran wang asing tidak tetap / sentiasa
berubah.
Arahan Perbendaharaan 77
21. Penyimpanan Dokumen Terkawal
- Kaedah Penyimpanan
- Peti besi berkunci
- Kabinet keluli berkunci
- Tujuan Penyimpanan
- Untuk pengauditan
- Elakkan Kecurian
- Elakkan Penyalahgunaan dokumen
- Elakkan Kehilangan
- Elakkan dari Anai-anai dan
Bencana alam
- Elakkan Tindakan Tatatertib/Denda
(Surcaj)
11
ALAN BERKALA KEATAS SISTEM
PENGURUSAN KEWANGAN
LAH.
AUDIT DALAM
22. KAW SEKO22.1 Pelantikan secara
rasmi (bertulis) di kalangan pegawai yang
tidak terlibat dengan pengurusan/
pengendalian akaun sekolah
• Antara bidang tugas:-
– Memeriksa Akaun secara berkala
– Pemeriksaan mengejut – AP 309
TPKPKWS 19.2.3
23. Kutipan Yuran Melalui Bank
- Sekolah Menengah
Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik/ Vokasional.
Sekolah Menengah Harian dibenarkan
untuk membuat kutipan yuran secara bayaran terus ke akaun bank sekolah dengan
syarat mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang berkuatkuasa masakini.
- Sekolah biasa yang bercadang
untuk mengendalikan sistem ini perlu mendapatkan kelulusan Bahagian Kewangan
(Unit Akaun Sekolah) Kementerian Pendidikan Malaysia
- Proses Penerimaan
- Guru kelas menerima slip masuk
bank dan keluarkan resit
- Rekod dalam Daftar Kedatangan
Murid
- Lain-lain prosedur seperti
tatacara merekod
penerimaan
24. Tindakan Undang-Undang Terhadap
Ketidakpatuhan Peraturan Kewangan:
-Surcaj (Perkara 18 Akta Acara
Kewangan 1957-Disemak 1972)
- Gagal mengutip hasil dan cukai
- Membuat bayaran tidak mengikut peraturan
- Terlibat dan sabit dengan sesuatu
kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan
- Gagal menyimpan akaun dan
rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas
- Lambat membuat bayaran.